Se sua empresa trabalha com papel ou documentos digitalizados uma coisa não muda: você precisa guardar os documentos trabalhistas pelo prazo prescrito em lei.
O tempo mínimo de guarda vai variar de acordo com o documento e com a finalidade pela qual ele foi emitido.
Nesse texto você poderá conferir o prazo de guarda de cada documento trabalhista e porque você deve guardá-los.
Se você quer sua empresa operando com a tranquilidade possível sem ter os resultados afetados por problemas que podem ser evitados é só continuar a leitura.
Porque guardar os documentos?
Guardar os documentos em sua empresa evita que sua organização e, portanto, a vida dos seus colaboradores tenha problemas.
O artigo 11 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) dá o direito aos trabalhadores de entrar em juízo com uma ação trabalhista após romper uma relação laboral.
Essa ação pode ser ajuizada referente aos últimos cinco anos trabalhando na empresa.
Você não vai querer enfrentar uma ação trabalhista sem ter documentos que comprovem o que ocorreu entre a sua empresa e o ex-funcionário, não é?
Isso pode fazer com que você perca a disputa na Justiça, acarretando prejuízos para a empresa.
Portanto, a guarda dos documentos é indispensável para a preservação do seu negócio.
Mas, por quanto tempo?
Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?
Como foi dito mais acima no texto, isso varia de documento para documento.
Porém, em regra, os documentos trabalhistas precisam ser guardados por, no mínimo, 5 anos contados a partir da data em que o empregado foi pago ou 2 anos contados a partir da rescisão contratual.
O prazo de guarda tem relação com o tempo em que é possível o ex-funcionário ingressar na Justiça com uma reclamatória trabalhista.
Para o trabalhador urbano e rural esse direito prescreve em 5 anos e tem o limite de 2 anos depois da extinção do contrato (inciso XXIX do art. 7º da Constituição Federal de 1988).
Já para o trabalhador menor de idade (entre 14 e 18 anos) esse direito não prescreve em cinco anos.
Há jurisprudência na Justiça Trabalhista que considera como trabalhador entre menos de idade aquele que tem entre 14 e 16 anos, por conta da maioridade civil (estabelecida pelo Código Civil de 2002).
Você que emprega deve decidir qual será a interpretação adotada.
Prazos para a guarda
Agora que você entendeu o porquê deve guardar os documentos e o fundamento dos prazos de maneira geral, vamos observar os prazos específicos.
Assim, você poderá guardar os documentos da maneira certa e evitar problemas na sua empresa.
Prazo de 2 anos
A Constituição Federal (art. 7º , XXIX) fundamenta o prazo de 2 anos de guarda para os seguintes documentos:
- Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;
- Aviso-prévio;
- Pedido de demissão.
Prazo de 5 anos
Com o mesmo fundamento, tem o prazo de guarda de 5 anos os documentos:
- Acordos de compensação de horas;
- Acordos de prorrogação de horas;
- Atestados médicos;
- Autorização para descontos não previstos em lei;
- Cartões, fichas ou livros de ponto;
- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA): atas de eleições, reuniões, etc. (aqui ainda há a fundamentação da NR 5 (com redação dada pela Portaria MTP nº 422/2021);
- Contribuições sindical, assistencial e confederativa – Guias de recolhimento;
- Seguro Desemprego: Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro-Desemprego (SD);
- Vale-transporte.
Também os recibos referentes a:
- Adiantamento de salários;
- 13º salário ;
- Gozo de férias;
- Pagamentos em geral.
Além desses, os documentos de requerimento do empregado com relação a:
- 1ª parcela do 13º salário;
- Abono pecuniário de férias.
Os documentos relativos ao FGTS têm o mesmo prazo, com fundamento na Lei nº 8.036/1990 (art. 23-A, § 3º) e na Súmula do TST nº 362.
Aqui, há uma particularidade que será esclarecida mais a frente no texto.
Como você irá constatar ao continuar a leitura, a maior parte dos documentos tem o prazo que tratamos aqui: o de 5 anos.
Mas, não são todos e é necessário que você conheça todos eles para não cometer erros que possam comprometer a sua empresa.
Continue a leitura para conhecer o restante.
Prazo de 10 anos
Há também a possibilidade de prazo de 10 anos para a guarda.
Os decretos-lei nº 2.052/1983 (art. 10) e nº 6.003/2006 (art. 1) dão esse prazo para a guarda de:
- PIS/Pasep;
- Salário-educação.
O prazo do primeiro item começa a contar na data prevista para que seja recolhido.
Prazo de 20 anos
Há documentos com o prazo ainda mais longo.
Com base na NR 7 (com redação da Portaria SEPRT nº 6.734/2020), devem ser guardados por 20 anos, contados a partir do desligamento do funcionário, os seguintes exames médicos:
- Admissional;
- Periódico;
- De retorno ao trabalho;
- Mudança de função;
- Demissional.
Os dados do exames que são necessários incluem:
- Avaliação clínica;
- Exames complementares;
- Conclusões e medidas aplicadas.
Entretanto, esse ainda não é o prazo “máximo”.
Tempo indeterminado
Alguns documentos têm importância tão grande que não podem ser descartados e, portanto, é recomendado que sejam guardados por prazo indeterminado.
Isso ocorre porque eles apresentam toda vida profissional do empregado, ou uma parte significativa dela.
São esses documentos:
- Livros de inspeção do trabalho;
- Contratos de trabalho;
- Livros (ou fichas) de registro de empregados;
- Relação Anual de Informações Sociais (Rais).
Agora você já conhece os prazos de guarda de cada documento.
Mas, lembra que te disse que havia uma peculiaridade quando falamos do FGTS?
É sobre ela que falaremos agora.
FGTS
Você leu que os documentos relacionados ao FGTS tem prazo de guarda de 5 anos.
Porém, nem sempre foi assim.
Uma redação antiga de inciso de artigo da Lei nº 8.036/19 90 (art. 23 , § 5º) e do Regulamento do FGTS (Decreto nº 99.684/1990, que ainda não foi revogado de maneira expressa) apresenta a prescrição do FGTS em 30 anos.
No entanto, o STF alterou a redação da lei no ano de 2015.
Segundo a nova redação coloca o prazo de 5 anos para casos em que o problema ocorreu a partir do dia 13 de novembro de 2014.
Para casos que já estavam em processo nessa data há dois prazos possíveis: 30 dias desde o termo inicial ou 5 anos contados a partir da data.
O prazo que acabar primeiro é o válido.
A partir daí, desde o dia 14 de novembro de 2019, o prazo para os documentos com relação ao FGTS passaram a ser de 5 anos.
Conclusão
Agora você já conhece o prazo de guarda dos documentos trabalhistas e pode aplicar isso em sua empresa.
Lembre que cumprir este prazo é fundamental para que sua empresa fique segura e evite problemas para ela e seus colaboradores.
Além disso, você também pôde conferir a fundamentação para cada um desses prazos para poder conferir caso deseje.
Agora é só seguir os prazos legais e operar sua empresa sem medo dessa questão.
Bons negócios!
