Atualmente, se a empresa não tiver um certificado digital ela fica praticamente inoperante.
E isso se deve à digitalização de operações burocráticas, tanto no Estado quanto nas empresas privadas.
Mas, será que eu preciso de um certificado digital para abrir minha empresa? Na prática, para que a empresa precisa de certificado digital?
É isso que veremos a seguir. Confira!
O que é certificado digital?
Certificado digital é um registro eletrônico cuja função é oferecer dados da empresa aos entes municipais, estaduais ou federais, além de outras empresas, tribunais e órgãos fiscalizadores, de maneira confiável.
Obviamente, o certificado digital também serve para pessoas físicas, principalmente para assinar contratos e documentos com a mesma validade legal do assinado em papel.
Mas, neste caso, o nosso foco será o certificado digital para empresas.
Esqueça aqueles velhos hábitos de mandar motoboy ao cartório. Em resumo, com o certificado digital sua empresa terá total validade jurídica para todas as operações virtuais realizadas com outros entes.
Atualmente, há duas categorias de certificado digital para empresas:
- A1: arquivo eletrônico, com extensão .PFX ou .P12, que pode ser instalado em um ou mais computadores, além de tablets ou smartphones. A de assinatura digital e 1 de validade de até 1 ano;
- A3: dispositivo físico, token ou um smartcard, deve ser utilizado em um único equipamento por vez, já que o token ou um smartcard deve estar conectado a ele. A de assinatura digital e 1 de validade de até 3 anos.
Vale lembrar que, para comprar ou adquirir um certificado digital para pessoa jurídica, a empresa já deve estar com CNPJ válido.
Qual a funcionalidade do certificado digital para abrir empresas?
Antes de citarmos a função do certificado digital para abrir uma empresa, devemos lembrar os passos anteriores.
Até chegar o momento de usar o certificado digital, é recomendável primeiro registrar o nome empresarial do negócio no Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e elaborar o contrato social.
Feito isso, você pode registrar a constituição da firma na Junta Comercial.
Antigamente, essas etapas deveriam ser realizadas presencialmente. Hoje, você pode abrir sua empresa na Junta Comercial online.
Neste caso, o certificado digital serve justamente para formalizar seu negócio virtualmente.
No site da Junta Comercial, você deverá contar com um certificado digital chamado e-CPF. Por meio dele será feita a assinatura digital do sócio no contrato social. No caso da empresa ter mais de um sócio, cada um deverá adquirir o seu e-CPF. Geralmente, a operação para abrir uma empresa virtualmente leva cerca de 24h.
Aberta a empresa, solicite outro certificado digital chamado e-CNPJ, obrigatório para emitir NF-e e entregar obrigações acessórias.
Empresas do Simples Nacional precisam de certificado digital?
Em concordância com o § 7º do artigo 26 da Lei Complementar nº 123 de 2006, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional devem ter um certificado digital para:
I – entrega da GFIP, bem como o recolhimento do FGTS, quando o número de empregados for superior a 10 (dez);
II – emissão da Nota Fiscal Eletrônica, quando a obrigatoriedade estiver prevista em norma do Confaz ou na legislação municipal.
Além disso, não nos esqueçamos do eSocial, que só pode ser entregue com um certificado digital.
Em suma, todas as empresas do Simples Nacional precisam de certificado digital, já que cumprimento das obrigações legais dependem dele, mesmo quando a relação for B2B, por exemplo, assinatura de contratos.
Como obter um certificado digital para abertura de empresa?
Atualmente, existem duas formas para adquirir um certificado digital: comprando através das Autoridades Certificadoras (ACs) ou registrando sua assinatura gratuitamente através do site do governo federal.
As Autoridades Certificadoras (ACs) são regulamentadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
No site do governo federal, você pode verificar o passo a passo sobre como obter um certificado digital para abertura de empresa. Além disso, o valor do certificado digital para empresas varia conforme a quantidade de funcionalidades disponíveis pela empresa escolhida.
Todos os detalhes sobre como adquirir o certificado digital via app também estão no site. Siga o passo a passo, entregue todos os documentos solicitados e, caso tenha alguma dúvida, entre em contato pelo chat.
Vale destacar que o prazo de validade dos certificados está entre 1 a 3 anos, observados os certificados A1 e A3. Se alguma empresa oferecer um prazo maior que esse, entre em contato para conhecer as condições e, se não tiver resposta, evite contratar os serviços desta empresa.
Como fazer a renovação do certificado digital após o vencimento?
Como dito anteriormente, o certificado é um sistema com prazo de validade. Logo, você precisa fazer a renovação do certificado digital caso queira continuar usando o serviço.
Obviamente, a melhor opção é não deixá-lo vencer e renová-lo antes de esgotar o seu prazo.
Mas, citando o caso acima, você só consegue renovar um certificado atrasado se tratando do A3. O certificado digital A1 não possui essa opção e, portanto, você deverá realizar uma nova emissão.
Se o certificado estiver quase vencendo, você pode fazer a renovação virtual desde que tenha realizado a leitura biométrica e esteja em posse da senha (PIN) e do token.
Também não pode ter ocorrido nenhuma alteração cadastral desde o momento da aquisição do certificado.
No caso de um certificado vencido, você deve solicitar outro certificado, para A1, ou realizar as operações citadas acima para o certificado A3.
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